Politique de confidentialité

Le Club de patinage de vitesse Les F-18 de La Baie, ci-après appelé le « Club », accorde une grande importance au respect de la vie privée de ses membres, athlètes, parents, bénévoles, entraîneurs, administrateurs et de toute autre personne avec laquelle il fait affaire.

La présente politique décrit la manière dont le Club recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels qui lui sont confiés. Elle vise également à informer les personnes concernées de leurs droits et des moyens dont elles disposent pour communiquer avec le Club concernant leurs renseignements personnels.

La présente politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis ou détenus par le Club, peu importe leur support, notamment :

• les formulaires électroniques;
• les plateformes d’inscription;
• les courriels;
• les fichiers numériques;
• les documents papier;
• le site Web du Club;
• les plateformes de paiement;
• les plateformes d’affiliation sportive;
• les listes de membres;
• les photographies et vidéos;
• les communications avec les parents, athlètes, bénévoles et entraîneurs.

Elle s’applique également aux personnes qui, dans le cadre de leurs fonctions au Club, ont accès à des renseignements personnels.

Un renseignement personnel est une information concernant une personne physique qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Renseignements d’identification

• prénom et nom;
• date de naissance;
• âge;
• sexe ou catégorie sportive lorsque requis;
• adresse;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel.

Parents ou titulaires de l’autorité parentale

• prénom et nom;
• coordonnées;
• lien avec l’athlète;
• coordonnées des personnes à joindre en cas d’urgence.

Activités sportives

• catégorie d’âge;
• groupe d’entraînement;
• niveau ou catégorie de compétition;
• résultats et temps de compétition;
• historique de participation;
• informations nécessaires à l’affiliation auprès des organismes sportifs;
• renseignements relatifs à la location ou au prêt d’équipement.

Sécurité de l’athlète

Lorsque cela est nécessaire, le Club peut recueillir certains renseignements pertinents à la sécurité ou à l’intervention en cas d’urgence, notamment des allergies, limitations ou autres renseignements que le parent, l’athlète ou son représentant juge nécessaire de transmettre au Club.

Le Club limite cette collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires à la sécurité de la personne et à la réalisation de ses activités.

Transactions

• montant payé;
• date de paiement;
• numéro ou confirmation de transaction;
• produit, activité ou inscription concerné;
• statut du paiement ou du remboursement.

Les renseignements de paiement traités directement par une plateforme externe sont également soumis aux pratiques de confidentialité et de sécurité de cette plateforme.

Photographies et vidéos

Dans le cadre de ses activités, le Club peut prendre ou recevoir des photographies et vidéos de ses athlètes, entraîneurs, bénévoles ou participants. Lorsque requis, leur utilisation ou leur diffusion fait l’objet d’un consentement approprié.

Les renseignements personnels peuvent notamment être recueillis :

• directement auprès d’un parent, d’un athlète ou d’un membre;
• lors d’une inscription;
• lors d’une affiliation sportive;
• dans un formulaire;
• par courriel;
• lors d’un paiement;
• lors d’une inscription à une activité ou à une compétition;
• au moyen du site Web du Club;
• lors d’une demande de location d’équipement;
• lors des communications avec le Club;
• par l’entremise de plateformes technologiques utilisées par le Club.

Le Club recueille uniquement les renseignements qu’il juge nécessaires pour des fins déterminées et légitimes.

• gérer les inscriptions;
• assurer l’affiliation des athlètes;
• organiser les groupes et les entraînements;
• inscrire les athlètes aux compétitions;
• communiquer avec les athlètes et les parents;
• gérer les paiements et remboursements;
• gérer les locations et prêts d’équipement;
• assurer la sécurité des participants;
• communiquer avec une personne responsable en cas d’urgence;
• gérer les activités de financement;
• administrer les activités du Club;
• assurer le suivi administratif et comptable;
• transmettre les renseignements requis aux fédérations et organismes sportifs;
• produire des listes nécessaires aux entraîneurs et responsables;
• promouvoir les activités du Club lorsque les consentements appropriés ont été obtenus;
• respecter les obligations légales du Club.

Lorsque la loi l’exige, le Club obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels.

Le consentement doit être :

• manifeste et donné librement, sans contrainte;
• libre — la personne ne doit pas être soumise à une condition ou à un désavantage;
• éclairé — la personne doit comprendre la nature et les conséquences du traitement;
• donné à des fins précises — le consentement ne peut pas être général ou indéfini.

Une personne peut retirer son consentement à certaines utilisations ou communications de ses renseignements personnels, sous réserve des obligations légales du Club et des renseignements nécessaires à la fourniture des services demandés.

Une grande partie des activités du Club concerne des personnes mineures. Le Club accorde donc une attention particulière à la protection de leurs renseignements personnels.

Enfant de moins de 14 ans

Les consentements nécessaires sont obtenus auprès du parent, du tuteur ou du titulaire de l’autorité parentale, lorsque la loi l’exige.

À partir de 14 ans

Certains consentements peuvent être donnés par le jeune lui-même ou par son parent ou titulaire de l’autorité parentale, conformément aux règles applicables.

Certains renseignements peuvent cependant être communiqués lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du Club ou à la prestation des services demandés.

• aux entraîneurs et responsables qui en ont besoin;
• à Patinage de vitesse Québec ou à d’autres organismes sportifs;
• aux organisateurs d’une compétition;
• aux fournisseurs de plateformes d’inscription;
• aux fournisseurs de services de paiement;
• aux fournisseurs de services technologiques;
• aux fournisseurs d’hébergement Web ou infonuagique;
• aux comptables ou autres professionnels mandatés par le Club;
• à une autorité gouvernementale lorsque la loi l’exige ou le permet.

Seuls les renseignements nécessaires à la réalisation de la tâche ou du service concerné doivent être communiqués.

Responsabilités des fournisseurs

Le Club s’assure que les fournisseurs qui agissent comme processeurs de données disposent de mesures de sécurité appropriées.

Les contrats ou ententes peuvent notamment préciser :

• la nature et l’étendue du traitement;
• les obligations de confidentialité et de sécurité;
• les mesures technologiques et organisationnelles appropriées;
• le droit d’audit et de suivi du Club;
• la destruction ou le retour des renseignements à la fin du mandat.

Certains fournisseurs technologiques utilisés par le Club peuvent exploiter des infrastructures situées à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Lorsque des renseignements personnels doivent être communiqués ou hébergés à l’extérieur du Québec, le Club prend les mesures requises afin d’évaluer et de limiter les risques.

Le Club tient notamment compte de :

• la nature des renseignements;
• leur sensibilité;
• leur utilisation prévue;
• les mesures de protection offertes par le fournisseur concerné.

Le site Web du Club peut utiliser des témoins de connexion, communément appelés « cookies », nécessaires à certaines fonctions techniques du site.

Selon les services activés, d’autres technologies peuvent être utilisées pour assurer son fonctionnement, sa sécurité ou mesurer son utilisation.

Lorsque la loi exige un consentement pour l’utilisation d’une technologie particulière, le Club prend les moyens raisonnables pour obtenir ce consentement.

Les utilisateurs peuvent également gérer certains témoins directement à partir des paramètres de leur navigateur.

Le Club prend des mesures raisonnables et appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre notamment :

• l’accès non autorisé;
• la perte;
• le vol;
• la copie non autorisée;
• la communication accidentelle;
• l’utilisation non autorisée;
• la modification;
• la destruction non autorisée.

Mesures pouvant être utilisées

• limitation des accès selon les responsabilités;
• comptes individuels;
• mots de passe robustes;
• authentification multifacteur lorsque disponible;
• services technologiques reconnus et à jour;
• documents conservés dans des espaces protégés;
• sensibilisation des administrateurs, entraîneurs et bénévoles;
• révocation rapide des accès lors d’un départ;
• mise à jour régulière des logiciels et systèmes;
• chiffrement pour les renseignements sensibles;
• destruction sécuritaire lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires.

L’accès aux renseignements personnels détenus par le Club est limité aux personnes qui en ont raisonnablement besoin pour exercer leurs fonctions, selon le principe du « besoin de savoir ».

Par exemple, un entraîneur peut avoir accès aux renseignements nécessaires à la gestion de son groupe, sans avoir automatiquement accès à l’ensemble des renseignements administratifs ou financiers détenus par le Club.

Le Club conserve les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pendant toute période supplémentaire exigée par une loi.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, le Club prend les mesures raisonnables pour les détruire de façon sécuritaire.

Pour les documents numériques, cela peut comprendre la suppression sécuritaire des fichiers. Pour les documents papier, une destruction appropriée, comme le déchiquetage, doit être utilisée.

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu’un renseignement personnel :

• est consulté par une personne non autorisée;
• est communiqué à la mauvaise personne;
• est perdu ou volé;
• est utilisé sans autorisation;
• devient accessible à la suite d’un problème informatique ou de sécurité.

Procédure de signalement

Toute personne agissant pour le Club qui constate ou soupçonne un incident doit en informer rapidement la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Notification et délais

Lorsque l’incident présente un risque de préjudice sérieux, le Club transmet les avis requis aux personnes concernées dans les 10 jours ouvrables et à la Commission d’accès à l’information, conformément à la loi.

Le Club conserve un registre détaillé de tous les incidents de confidentialité.

Conformément à la Loi 25, le Club maintient un registre interne des activités de traitement.

Ce registre comprend notamment :

• la description des fins du traitement;
• les catégories de renseignements traités;
• les catégories de personnes concernées;
• les délais de conservation;
• les tiers avec lesquels les renseignements sont partagés;
• les mesures de sécurité appliquées;
• le fondement juridique du traitement.

Ce registre est mis à jour régulièrement et est disponible pour consultation.

Lorsque le Club met en place de nouveaux traitements susceptibles de présenter des risques élevés, une évaluation relative à la vie privée est effectuée.

Cette évaluation comprend notamment :

• une description détaillée du traitement;
• l’identification des risques;
• l’évaluation de la proportionnalité;
• l’identification des mesures de mitigation;
• la documentation du processus.

Les résultats orientent l’implémentation de mesures supplémentaires afin de réduire les risques.

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment demander :

• de savoir si le Club détient des renseignements la concernant;
• d’avoir accès à ses renseignements;
• de faire rectifier un renseignement inexact;
• de retirer son consentement;
• d’obtenir l’oubli ou la suppression;
• d’obtenir ses renseignements dans un format technologique;
• de faire cesser certaines utilisations;
• de demander la suppression ou la désindexation d’un renseignement.

Droit à l’oubli et suppression

Une personne peut demander la suppression de renseignements la concernant, sauf si la conservation est requise par la loi ou si le Club a un intérêt légitime prépondérant.

Droit à la portabilité

Une personne peut demander à recevoir ses renseignements dans un format structuré, par exemple CSV ou XML.

Le Club fournit ces renseignements dans les 30 jours suivant la demande.

Le Club demande un consentement distinct concernant l’utilisation de photographies ou de vidéos notamment pour :

• les médias sociaux;
• le site Web du Club;
• la promotion des activités;
• les publications concernant des compétitions;
• les documents promotionnels;
• la reconnaissance des performances sportives.

Le Club s’engage à faire preuve de prudence dans la publication, particulièrement lorsqu’il s’agit de personnes mineures.

Les coordonnées fournies au Club peuvent être utilisées pour transmettre des communications directement liées :

• à l’inscription;
• aux entraînements;
• aux compétitions;
• à l’administration du Club;
• à la sécurité;
• aux services destinés aux membres.

Une personne peut retirer son consentement à certaines communications en contactant le Club.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels pour le Club est :

Le Club s’engage à répondre aux demandes dans les 30 jours suivant leur réception.

Toute personne qui estime que ses renseignements n’ont pas été traités conformément à la présente politique peut communiquer avec la responsable. La plainte sera traitée de façon confidentielle.

Une personne conserve également les recours auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

La présente politique peut être modifiée lorsque les pratiques du Club ou les exigences légales changent.

Toute modification importante sera portée à l’attention des personnes concernées. La version à jour sera accessible sur le site Web du Club.

La protection des renseignements personnels est une responsabilité partagée.

Les membres du conseil, entraîneurs, responsables et bénévoles doivent préserver la confidentialité des renseignements et les utiliser uniquement pour les fins autorisées.